GDPR – Protecția datelor cu caracter personal

• Notă de informare GDPR
• Declarație elevi consimțământ GDPR
• Declarație preșcolari consimțământ GDPR

Colegiul procesează date personale ale angajaților, potențialilor, actualilor și foștilor săi elevi, dar și ale părinților acestora sau reprezentanților legali în cadrul activităților sale zilnice de furnizare de servicii educaționale. 

Conform GDPR, termenul procesare înseamnă orice operațiune efectuată asupra datelor personale, indiferent dacă este sau nu prin mijloace automate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, stocarea, adaptarea, modificarea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea prin orice mijloace, ștergerea sau distrugerea. Procesul de prelucrare a datelor cu caracter personal se dorește a fi unul complet transparent, în continuare fiind prezentate informații relevante despre prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul Colegiului Tehnic „PETRU PONI” Roman.

1.    Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman procesează date personale în următoarele scopuri:

• Furnizarea de servicii educaționale, începând cu procesul de înscriere a preșcolarilor și elevilor, administrarea grupelor, claselor și orarului, activități didactice, administrarea examenelor naționale, concursurilor, eliberarea de acte de studii și rapoarte de evaluare;
• Furnizarea de servicii educaționale complementare: dezvoltare personală, consiliere personală, acces la biblioteca școlii, activități extrașcolare, excursii școlare, gestionarea publicațiilor școlare;
• Asigurarea securității în școală: monitorizarea accesului în școală, supraveghere audio-video;
• Asigurarea asistenței medicale și a consilierii psihologice în caz de nevoie;
• Administrarea școlii: gestionarea dosarelor și documentelor educaționale ale preșcolarilor și elevilor, gestionarea facturilor și plăților, elaborarea de rapoarte, implementarea politicilor școlare, asigurarea colaborării cu alte școlii, arhivarea, evaluarea calității;
• Comunicarea în școală: transmiterea mesajelor în legătură cu elevii și activitățile școlii prin orice mijloace de comunicare;
• Soluționarea disputelor și litigiilor;

2.    Categoriile de date personale pe care Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman le procesează includ, dar nu sunt limitate la următoarele:

• Informații și date de contact: numele și prenumele, cetățenia, țara de origine, adresa, informațiile incluse în actele de identitate, numărul de telefon, e-mail, etc.;
• Detaliile bancare;
• Documentele medicale: istoricul medical, alergiile, fișa de vaccinare, afecțiunile, rezultatele analizelor medicale și alte documente medicale ale preșcolarilor și elevilor;
• Date despre familie: profesie și locul de muncă al părinților;
• Religia;
• Fotografii, filme;

În general, datele personale deținute de școală au fost furnizate de către părinți, ca rezultat al interacțiunii dintre părinți și elevi și preșcolari cu școala.

3.    Obiectul prelucrării datelor cu caracter personal privește transferul de la persoana vizată către operatorul Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman a datelor cu caracter personal și prelucrarea acestora în scopul:

• eliberării de documente și acte de studii;
• asigurării manualelor școlare;
• acordării de burse și a altor forme de ajutor social;
• luării în evidență în cadrul cabinetelor medicale ale unității;
• participării la programe și proiecte naționale și internaționale;
• realizarea unor situații statistice;
• întocmirii contractelor pentru Programul Școala după Școala;
• eliberării de documente necesare pentru: instituții medicale, operatori de transport, ambasade, ONG-uri, fundații, asociații, instituții, agenții economici, cluburi și organizații – pentru desfășurarea de activități extrașcolare, unități de învățământ din țară și din străinătate (membre UE).
• afișării rezultatelor la examenele naționale, olimpiade și concursuri în format letric la avizier și în format electronic pe site-ul școlii, prelucrarea ulterioară prin stocare a acestor date se realizează în scopul arhivării în conformitate cu legislația specifică sistemului național de educație și în scopuri statistice nefiind incompatibile cu scopul inițial pentru care au fost colectate, cu respectarea măsurilor tehnice de securitate împotriva prelucrării ilegale;
• monitorizării audio-video în cadrul examenelor și concursurilor naționale, datele cu caracter personal fiind prelucrate de ministerul educației în conformitate cu Legea nr. 677/2001 în scopul monitărizării persoanelor, spațiilor și/sau bunurilor publice;
• monitorizării audio-video pe holurile și încăperile instituției;
• folosirii imaginii foto/video a preșcolarilor și elevilor în scopul promovării imaginii școlii pe site, rețele de socializare, panouri, etc.;
• prelucrării rezultatelor obținute de elevi la Olimpiade și concursuri, naționale și internaționale și afișarea lor pe site.

Pe parcursul anului școlar, colegiul transmite datele personale ale preșcolarilor și elevilor către Ministerul Educației, Inspectoratul Școlar al Județului Neamț, dar și către alte unități de învățământ în vederea efectuării transferului elevilor prin Sistemul Informatic Integrat al Învățământului din România (SIIIR). Datele personale vor fi prelucrate, în acord cu scopurile prelucrării prezentate anterior, până la momentul finalizării studiilor în cadrul școlii.

4.    Baza legală a operațiunilor de procesare a datelor personale 

Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman gestionează datele personale în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor nr. 679/2016 în vigoare în Uniunea Europeană (GDPR). În acest scop, școala acționează în calitate de operator al datelor personale și stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare pentru datele personale. 

5.    Divulgarea datelor cu caracter personal 

Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman divulgă datele personale numai angajaților școlii, personalului și colaboratorilor care au nevoie de acces la datele personale în principal pentru a asigura furnizarea serviciilor educaționale și a celor complementare. 

6.    Transferuri către țări terțe

Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman nu transferă datele personale ale elevilor către țări terțe. 

7.    Stocarea datelor cu caracter personalului 

Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman păstrează dosarele elevilor și toate datele referitoare la interacțiunea elevului cu școala, în principal în scopul evaluării activității școlii și a calității serviciilor oferite, dar și pentru a răspunde potențialelor solicitări ale elevilor cu privire la parcursul lor educațional în cadrul școlii, solicitări care apar de obicei după ce elevii termină studiile. Registrele matricole și alte documente școlare referitoare în activitățile de studiu sunt păstrate pentru o perioadă nedeterminată, în conformitate cu obligațiile legale pe care școala le are în acest sens. 

8.    Drepturile cu privire la prelucrarea datelor personale de către Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman 

Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman respectă toate drepturile menționate în GDPR și se angajează să furnizeze mijloacele adecvate prin care se pot exercita aceste drepturi, în conformitate cu detaliile menționate mai jos:

• dreptul de acces (dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate și la informații privind mijloacele de prelucrare); 
• dreptul la rectificare (corectarea de către operator a datelor personale incorecte/inexacte);
• dreptul la opoziție (posibilitatea de a se opune prelucrării); 
• dreptul de ștergere (dreptul de a solicita ștergerea datelor colectate atunci când nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost colectate, atunci când își retrag consimțământul și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare, atunci când apreciază că datele au fost prelucrate ilegal ori pentru respectarea unei obligații legale);
• dreptul la restricționarea prelucrării (permite obținerea restricției de procesare a datelor cu caracter personal în anumite cazuri, de exemplu atunci când apreciază că prelucrarea este ilegală sau contestă acuratețea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care permite să verificăm această acuratețe): 
• dreptul la portabilitatea datelor (permite primirea datelor cu caracter personal furnizate, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și lizibil sau transmiterea acestor date unui alt operator de date).

9.    Supravegherea video

Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman a implementat un sistem de supraveghere audio-video pentru a asigura securitatea preșcolarilor, elevilor, personalului și a tuturor celorlalte persoane care au acces în unitate.