GDPR – Protecția datelor cu caracter personal

Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman gestionează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor nr. 679/2016 în vigoare în Uniunea Europeană (GDPR). În acest scop unitatea noastră școlară acționează în calitate de operator al datelor personale ale preșcolarilor, elevilor, părinților, tutorilor și ale personalului școlii, stabilind scopurile și mijloacele de prelucrare pentru datele personale.

Documente:

Notă de informare GDPR

Declarație elevi consimțământ GDPR

Declarație preșcolari consimțământ GDPR

Colegiul procesează date
personale ale angajaților, potențialilor, actualilor și foștilor săi elevi, dar
și ale părinților acestora sau reprezentanților legali în cadrul activităților
sale zilnice de furnizare de servicii educaționale. 
Conform GDPR, termenul
procesare înseamnă orice operațiune efectuată asupra datelor personale,
indiferent dacă este sau nu prin mijloace automate, cum ar fi colectarea,
înregistrarea, stocarea, adaptarea, modificarea, consultarea, utilizarea,
dezvăluirea prin orice mijloace, ștergerea sau distrugerea. Procesul de
prelucrare a datelor cu caracter personal se dorește a fi unul complet
transparent, în continuare fiind prezentate informații relevante despre
prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul Colegiului Tehnic „PETRU
PONI” Roman.

1.    Colegiul Tehnic „PETRU
PONI” Roman procesează date personale în următoarele scopuri:

Furnizarea de servicii educaționale, începând cu procesul de înscriere a
preșcolarilor și elevilor, administrarea grupelor, claselor și orarului,
activități didactice, administrarea examenelor naționale, concursurilor,
eliberarea de acte de studii și rapoarte de evaluare;

Furnizarea de servicii educaționale complementare: dezvoltare personală,
consiliere personală, acces la biblioteca școlii, activități extrașcolare,
excursii școlare, gestionarea publicațiilor școlare;

Asigurarea securității în școală: monitorizarea accesului în școală,
supraveghere audio-video;

Asigurarea asistenței medicale și a consilierii psihologice în caz de
nevoie;

Administrarea școlii: gestionarea dosarelor și documentelor educaționale
ale preșcolarilor și elevilor, gestionarea facturilor și plăților, elaborarea
de rapoarte, implementarea politicilor școlare, asigurarea colaborării cu alte
școlii, arhivarea, evaluarea calității;

Comunicarea în școală: transmiterea mesajelor în legătură cu elevii și
activitățile școlii prin orice mijloace de comunicare;

Soluționarea disputelor și litigiilor;

2.    Categoriile de date
personale pe care Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman le procesează includ, dar
nu sunt limitate la următoarele:

Informații și date de contact: numele și prenumele, cetățenia, țara de
origine, adresa, informațiile incluse în actele de identitate, numărul de
telefon, e-mail, etc.;

Detaliile bancare;

Documentele medicale: istoricul medical, alergiile, fișa de vaccinare,
afecțiunile, rezultatele analizelor medicale și alte documente medicale ale
preșcolarilor și elevilor;

Date despre familie: profesie și locul de muncă al părinților;

Religia;

Fotografii, filme;

În general, datele
personale deținute de școală au fost furnizate de către părinți, ca rezultat al
interacțiunii dintre părinți și elevi și preșcolari cu școala.
3.    Obiectul prelucrării
datelor cu caracter personal privește transferul de la persoana vizată către
operatorul Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman a datelor cu caracter personal și
prelucrarea acestora în scopul:

eliberării de documente și acte de studii;

asigurării manualelor școlare;

acordării de burse și a altor forme de ajutor social;

luării în evidență în cadrul cabinetelor medicale ale unității;

participării la programe și proiecte naționale și internaționale;

realizarea unor situații statistice;

întocmirii contractelor pentru Programul Școala după Școala;

eliberării de documente necesare pentru: instituții medicale, operatori de
transport, ambasade, ONG-uri, fundații, asociații, instituții, agenții
economici, cluburi și organizații – pentru desfășurarea de activități
extrașcolare, unități de învățământ din țară și din străinătate (membre UE).

afișării rezultatelor la examenele naționale, olimpiade și concursuri în
format letric la avizier și în format electronic pe site-ul școlii, prelucrarea
ulterioară prin stocare a acestor date se realizează în scopul arhivării în
conformitate cu legislația specifică sistemului național de educație și în
scopuri statistice nefiind incompatibile cu scopul inițial pentru care au fost
colectate, cu respectarea măsurilor tehnice de securitate împotriva prelucrării
ilegale;

monitorizării audio-video în cadrul examenelor și concursurilor naționale,
datele cu caracter personal fiind prelucrate de ministerul educației în
conformitate cu Legea nr. 677/2001 în scopul monitărizării persoanelor,
spațiilor și/sau bunurilor publice;

monitorizării audio-video pe holurile și încăperile instituției;

folosirii imaginii foto/video a preșcolarilor și elevilor în scopul
promovării imaginii școlii pe site, rețele de socializare, panouri, etc.;

prelucrării rezultatelor obținute de elevi la Olimpiade și concursuri,
naționale și internaționale și afișarea lor pe site.

Pe parcursul anului
școlar, colegiul transmite datele personale ale preșcolarilor și elevilor către
Ministerul Educației, Inspectoratul Școlar al Județului Neamț, dar și către
alte unități de învățământ în vederea efectuării transferului elevilor prin
Sistemul Informatic Integrat al Învățământului din România (SIIIR). Datele
personale vor fi prelucrate, în acord cu scopurile prelucrării prezentate
anterior, până la momentul finalizării studiilor în cadrul școlii.
4.    Baza legală a operațiunilor
de procesare a datelor personale 
Colegiul Tehnic „PETRU
PONI” Roman gestionează datele personale în conformitate cu Regulamentul
general privind protecția datelor nr. 679/2016 în vigoare în Uniunea Europeană
(GDPR).
În acest scop, școala
acționează în calitate de operator al datelor personale și stabilește scopurile
și mijloacele de prelucrare pentru datele personale. 

5.    Divulgarea datelor cu caracter
personal 
Colegiul Tehnic „PETRU
PONI” Roman divulgă datele personale numai angajaților școlii, personalului și
colaboratorilor care au nevoie de acces la datele personale în principal pentru
a asigura furnizarea serviciilor educaționale și a celor complementare. 
6.    Transferuri către țări
terțe

Colegiul Tehnic „PETRU
PONI” Roman nu transferă datele personale ale elevilor către țări terțe. 
7.    Stocarea datelor cu caracter
personalului 
Colegiul Tehnic „PETRU
PONI” Roman păstrează dosarele elevilor și toate datele referitoare la
interacțiunea elevului cu școala, în principal în scopul evaluării activității
școlii și a calității serviciilor oferite, dar și pentru a răspunde
potențialelor solicitări ale elevilor cu privire la parcursul lor educațional
în cadrul școlii, solicitări care apar de obicei după ce elevii termină
studiile. Registrele matricole și alte documente școlare referitoare în
activitățile de studiu sunt păstrate pentru o perioadă nedeterminată, în
conformitate cu obligațiile legale pe care școala le are în acest sens. 

8.    Drepturile cu privire la
prelucrarea datelor personale de către Colegiul Tehnic „PETRU PONI” Roman 
Colegiul Tehnic „PETRU PONI”
Roman respectă toate drepturile menționate în GDPR și se angajează să furnizeze
mijloacele adecvate prin care se pot exercita aceste drepturi, în conformitate
cu detaliile menționate mai jos:

dreptul de acces (dreptul de acces la datele cu caracter personal
prelucrate și la informații privind mijloacele de prelucrare); 

dreptul la rectificare (corectarea de către operator a datelor personale
incorecte/inexacte);

dreptul la opoziție (posibilitatea de a se opune prelucrării); 

dreptul de ștergere (dreptul de a solicita ștergerea datelor colectate
atunci când nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost
colectate, atunci când își retrag consimțământul și nu există un alt temei
juridic pentru prelucrare, atunci când apreciază că datele au fost prelucrate
ilegal ori pentru respectarea unei obligații legale);

dreptul la restricționarea prelucrării (permite obținerea restricției de
procesare a datelor cu caracter personal în anumite cazuri, de exemplu atunci
când apreciază că prelucrarea este ilegală sau contestă acuratețea datelor cu
caracter personal, pentru o perioadă care permite să verificăm această
acuratețe): 

dreptul la portabilitatea
datelor (permite primirea datelor cu caracter personal furnizate, într-un
format structurat, utilizat în mod obișnuit și lizibil sau transmiterea acestor
date unui alt operator de date).

9.    Supravegherea video

Colegiul Tehnic „PETRU
PONI” Roman a implementat un sistem de supraveghere audio-video pentru a
asigura securitatea preșcolarilor, elevilor, personalului și a tuturor
celorlalte persoane care au acces în unitate.